20.7Buchhaltung, Zahlen und Skalierung25 Minuten
Aufbewahrungspflichten und Formate
Danach hast Du: Deine Unterlagen sind vollständig und in der richtigen Form aufbewahrt.
Dieser Abschnitt ist noch zu
Der Kurs baut aufeinander auf: Jeder Abschnitt setzt voraus, was in den vorigen entschieden wurde. 20.7 öffnet sich, sobald alles davor abgeschlossen ist.
Du stehst gerade bei .
Aus Abschnitt 5.8 kennst Du die Grundzahlen. Hier stehen sie vollständig, mit den Besonderheiten dieses Bereichs.
Die Fristen
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen | 8 Jahre, seit 2025 verkürzt |
| Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Handelsbücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre |
| Empfangene und gesendete Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Sonstige Unterlagen für die Besteuerung | 6 Jahre |
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.
Praktisch heißt das: Wer sicher sein will, hebt zehn Jahre auf. Der Platzbedarf für PDF-Dateien ist so gering, dass die Unterscheidung selten lohnt.
Der Beginn der Frist
Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Eine Rechnung vom März 2027 ist also bis Ende 2035 aufzubewahren, bei acht Jahren gerechnet ab Ende 2027.
Die Form
| Anforderung | Was das heißt |
|---|---|
| Lesbar | Über die ganze Frist, in einem gängigen Format |
| Unveränderbar | Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein |
| Im Originalformat | Eine PDF-Rechnung bleibt eine PDF-Datei |
| Vollständig | Keine Lücken in der Reihe |
| Auffindbar | In angemessener Zeit vorlegbar |
Die dritte Zeile ist die, die überrascht: Eine elektronisch empfangene Rechnung auszudrucken und die Datei zu löschen, genügt nicht. Das Original ist die Datei.
Die Unterlagen dieses Bereichs
- Etsy-Abrechnungen und Gebührenrechnungen, alle Monate.
- Alle Ausgabenbelege nach den Kategorien aus 20.2.
- Kontoauszüge des Geschäftskontos.
- Voranmeldungen und Meldungen mit den Übermittlungsprotokollen.
- Bescheide und Schreiben der Ämter.
- Die Gewinnermittlungen und Steuererklärungen.
- Die Aufzeichnungen selbst, also Deine Tabelle oder die Programmdaten.
Die Unterlagen, die keine Frist haben und trotzdem bleiben
| Unterlage | Wie lange | Warum |
|---|---|---|
| Lizenznachweise | Solange das Produkt verkauft wird, plus Verjährungsfristen | Aus 5.8: der Beweis im Streitfall |
| Screenshots von Bedingungen | Ebenso | Bedingungen ändern sich |
| Das Steuerblatt | Dauerhaft | Aus 6.10: die dokumentierte Auffassung |
| Arbeitsdateien | Dauerhaft | Aus 18.7: Dein Lager |
Die erste Zeile ist der Punkt, an dem sich dieser Bereich von einem gewöhnlichen Handelsbetrieb unterscheidet: Der wichtigste Nachweis ist keiner mit gesetzlicher Frist, sondern der Lizenznachweis.
Was Du löschen darfst
Nach Ablauf der Fristen dürfen Unterlagen gelöscht werden, und bei personenbezogenen Daten spricht einiges dafür, es auch zu tun.
Ein Ordner je Jahr. Nach Ablauf der Frist kann der ganze Ordner weg.
Bei Dateigrößen im Bereich weniger hundert Megabyte je Jahr ist der Platzgewinn allerdings gering. Wer unsicher ist, behält.
Die Verbindung zur Sicherung
Aus Abschnitt 18.7: Die Belege gehören in die Sicherung.
Eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren nützt nichts, wenn die Festplatte im dritten Jahr ausfällt. Und die Wiederherstellung im Prüfungsfall ist genau der Moment, in dem sich zeigt, ob die Sicherung funktioniert.
Deshalb steht der Sicherungstest in der Jahresrunde aus Abschnitt 19.2.
Aufgabe
Deine Aufbewahrung prüfen
Noch 4 Schritte offen.
Diesen Abschnitt hast Du schon abgeschlossen.