4.8Die Steuerfrage bei Print on Demand15 Minuten
Das Formular W-8BEN und wozu es dient
Danach hast Du: Du weißt, welche Variante des Formulars für Dich gilt, und kannst es ausfüllen, ohne die englischen Begriffe nachschlagen zu müssen.
Dieser Abschnitt ist noch zu
Der Kurs baut aufeinander auf: Jeder Abschnitt setzt voraus, was in den vorigen entschieden wurde. 4.8 öffnet sich, sobald alles davor abgeschlossen ist.
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Ein amerikanisches Steuerformular auf dem Tisch zu haben, wirkt bedrohlicher, als es ist. Das W-8BEN erklärt eine einzige Sache: dass Du kein US-Steuerpflichtiger bist.
Wozu es dient
US-Unternehmen sind verpflichtet, bei Zahlungen an Ausländer unter Umständen einen Steuerabzug vorzunehmen. Damit sie das nicht müssen, brauchen sie eine Erklärung des Empfängers über dessen Steueransässigkeit. Diese Erklärung ist das W-8-Formular.
Typischerweise beim Druckanbieter, wenn er ein US-Unternehmen ist, und gelegentlich bei US-Softwarediensten. Bei Etsy selbst kommt es für europäische Verkäufer in der Regel nicht vor.
Das Formular wird meist direkt im Konto des Anbieters ausgefüllt, nicht als PDF eingereicht.
Welche Variante für Dich gilt
| Formular | Für wen | Umfang |
|---|---|---|
| W-8BEN | natürliche Personen, also Einzelunternehmer | eine Seite |
| W-8BEN-E | Gesellschaften, etwa eine GmbH oder UG | mehrere Seiten, deutlich aufwendiger |
| W-9 | US-Steuerpflichtige | nicht Deins |
Als Einzelunternehmer, und das sind die meisten Leser dieses Kurses, ist es das W-8BEN. Eine Seite, acht relevante Felder.
Die Felder im Einzelnen
- Name of individual: Dein voller Name, wie im Ausweis. Nicht der Shopname.
- Country of citizenship: Germany.
- Permanent residence address: Deine Wohnanschrift. Kein Postfach, keine Firmenanschrift eines Dritten.
- Mailing address: nur ausfüllen, wenn sie abweicht.
- U.S. taxpayer identification number: bleibt leer. Du hast keine.
- Foreign tax identifying number: Deine deutsche Steuer-Identifikationsnummer, die elfstellige.
- Date of birth: im Format Monat, Tag, Jahr.
Feld 5 leer lassen. Wer dort irgendetwas einträgt, erklärt sich zum US-Steuerpflichtigen. Das ist der folgenreichste Fehler auf dem Formular.
Feld 6 ist die Steuer-Identifikationsnummer, nicht die Steuernummer. Gemeint ist die persönliche elfstellige Nummer, die auf jedem Einkommensteuerbescheid steht, nicht die Nummer Deines Finanzamts für den Betrieb.
Teil II: Das Doppelbesteuerungsabkommen
Der Teil, der am meisten Fragen aufwirft und in vielen Fällen gar nicht ausgefüllt werden muss.
Zwischen Deutschland und den USA besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen. Teil II dient dazu, sich für bestimmte Zahlungsarten auf einen ermäßigten Quellensteuersatz zu berufen, typischerweise bei Lizenzgebühren oder Zinsen.
Bei einem POD-Anbieter zahlst Du an ihn, nicht er an Dich. Es fließen keine Lizenzgebühren an Dich, und deshalb ist Teil II in dieser Konstellation meist nicht einschlägig.
Wenn ein Anbieter Teil II verlangt, trägst Du als Ansässigkeitsstaat Germany ein. Welcher Artikel des Abkommens und welcher Satz angegeben werden, hängt von der Art der Zahlung ab und gehört im Zweifel geklärt, statt geraten zu werden.
Teil III: Die Unterschrift
Mit der Unterschrift erklärst Du unter anderem, dass die Angaben zutreffen und dass Du nicht in den USA steuerpflichtig bist. Datum im amerikanischen Format, also Monat vor Tag.
Die Gültigkeit
Ein Formular, das am 15. März 2026 unterschrieben wurde, gilt in der Regel bis Ende 2029. Danach fordert der Anbieter ein neues an, oder er nimmt einen Steuerabzug vor.
Umzug in ein anderes Land, Namensänderung, Wechsel der Rechtsform von Einzelunternehmen zu einer Gesellschaft. In allen drei Fällen ist ein neues Formular fällig, ohne auf den Ablauf zu warten.
Beim Wechsel zur Gesellschaft ist es zusätzlich ein anderes Formular, nämlich das W-8BEN-E.
Was passiert, wenn Du es nicht einreichst
Der Anbieter kann verpflichtet sein, einen Steuerabzug von den Zahlungen vorzunehmen. Bei einem POD-Anbieter, an den Du zahlst, ist die praktische Folge meist eine andere: Das Konto lässt sich nicht vollständig einrichten, und Bestellungen laufen nicht durch.
Fünf Minuten Aufwand, eine Seite, acht Felder. Das W-8BEN ist Routine und kein Anlass, den US-Markt zu meiden.
Die drei Punkte, auf die es ankommt: Feld 5 leer lassen, in Feld 6 die Steuer-Identifikationsnummer, und eine Erinnerung für den Ablauf.
Aufgabe
Das Formular vorbereiten
Noch 4 Schritte offen.
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