19.10Buchhaltung mit Billbee oder Lexware15 Minuten
Aufbewahrung: zehn Jahre, richtig gemacht
Danach hast Du: Deine Ablage erfüllt die Anforderungen, und Du hast eine Sicherung an einem zweiten Ort.
Dieser Abschnitt ist noch zu
Der Kurs baut aufeinander auf: Jeder Abschnitt setzt voraus, was in den vorigen entschieden wurde. 19.10 öffnet sich, sobald alles davor abgeschlossen ist.
Du stehst gerade bei .
Der letzte Abschnitt zur Buchhaltung, und der, der erst in Jahren wichtig wird. Genau deshalb wird er übersprungen.
Die Fristen
In die achtjährige Gruppe: Ausgangsrechnungen, Etsy-Abrechnungen, Gebührenrechnungen, Anbieterrechnungen, Kontoauszüge, Belege für Software und Muster.
In die zehnjährige: die Gewinnermittlung und was dazugehört. Wer beides zusammen zehn Jahre aufbewahrt, macht nichts falsch und spart sich die Unterscheidung.
Was „unveränderbar“ bedeutet
| Anforderung | Praktisch heißt das |
|---|---|
| Unveränderbar | ein Beleg darf nachträglich nicht verändert werden |
| Lesbar | auch in acht Jahren noch zu öffnen |
| Auffindbar | zu einem Geschäftsvorfall in vertretbarer Zeit zu finden |
| Vollständig | keine Lücken, kein „das habe ich nicht mehr“ |
Eine Rechnung als bearbeitbare Datei zu speichern und darin Notizen zu machen. Das ist eine Veränderung des Belegs.
Der einfache Weg: Belege als PDF ablegen und nicht anfassen. Notizen gehören in Deine Übersichtsdatei, nicht in den Beleg.
Die Ablagestruktur
- Ein Ordner je Jahr.
- Darin ein Ordner je Monat.
- Darin: Einnahmen, Etsy, Anbieter, Sonstiges.
- Dateinamen mit Datum voran, dann Quelle, dann Art: 2026-09-30 Etsy Gebuehrenrechnung.pdf.
- Zusätzlich je Jahr: die Übersichtsdatei mit allen Bestellungen, siehe 19.5.
Weil die Sortierung dann von selbst chronologisch ist, in jedem Programm und auf jedem System. Das ist die Anforderung „auffindbar“, ohne dass Du etwas dafür tust.
Die E-Rechnungspflicht
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen im strukturierten Format annehmen und archivieren können, auch Kleinunternehmer.
Vom Ausstellen strukturierter E-Rechnungen sind Kleinunternehmer dagegen dauerhaft befreit, siehe 4.9.
Ein E-Mail-Postfach, das solche Rechnungen annimmt, und eine Ablage, die sie unverändert aufbewahrt. Für einen POD-Shop ist das die ganze Anforderung.
Wichtig: Die strukturierte Datei ist der Beleg, nicht ein daraus erzeugtes PDF. Beide aufbewahren ist der sichere Weg.
Die Sicherung
Belege sind aufbewahrungspflichtig, und ein Festplattenschaden ist keine Entschuldigung. Acht Jahre sind länger, als die meisten Festplatten halten.
| Sicherung | Eignung |
|---|---|
| Nur auf dem Arbeitsrechner | keine Sicherung |
| Zusätzlich auf einer externen Platte | brauchbar, wenn sie regelmäßig läuft |
| Zusätzlich in einem Cloudspeicher | gut, überlebt auch einen Wasserschaden |
| Beides | die übliche Empfehlung |
Einmal im Jahr eine Datei aus einem alten Jahr öffnen. Wenn sie sich öffnen lässt, funktioniert die Sicherung.
Das klingt übervorsichtig und ist die einzige Art, einen defekten Sicherungslauf zu bemerken, bevor man ihn braucht.
Was Du beim Aufhören aufbewahrst
Wer sein Gewerbe abmeldet, muss die Belege trotzdem bis zum Ablauf der Fristen aufbewahren.
Das gilt auch für die Nachweise aus 12.10: Arbeitsdateien, Lizenzen und Markenrecherchen. Sie belegen, dass Deine Designs Deine waren, und diese Frage kann Jahre später kommen.
Sieben Belegarten, und drei davon fehlen regelmäßig: die Gebührenrechnung, die Musterbestellungen und die Kontoauszüge.
Die Auszahlung ist nicht der Umsatz. Gebucht wird brutto: voller Umsatz als Einnahme, Gebühren getrennt als Ausgabe.
Die Steuerfälle werden ab der ersten Bestellung getrennt, nicht am Jahresende. Und der Monatsablauf dauert eine Stunde, wenn er monatlich stattfindet.
Kapitel 20 schließt den Kurs ab: der laufende Betrieb, die Kennzahlen, das Jahr und die Frage, wann sich Skalierung lohnt.
Aufgabe
Die Ablage prüfen
Noch 4 Schritte offen.
Diesen Abschnitt hast Du schon abgeschlossen.