Kapitel 19: Buchhaltung mit Billbee oder Lexware

Buchhaltung ist bei Print on Demand aufwendiger als bei Handgemachtem, und zwar aus einem einzigen Grund: Es gibt mehr Beteiligte. Etsy zieht Gebühren ein, Dein Druckanbieter stellt Rechnungen, das Geld kommt zeitversetzt, und je nach Zielmarkt gelten unterschiedliche Steuerregeln.

Wer das laufen lässt und im März rekonstruiert, verbringt ein Wochenende damit. Wer eine Stunde im Monat investiert, ist durch.

Welche Belege anfallen

Beleg	Woher	Wie oft	Wofür
Etsy-Monatsabrechnung	Shop-Manager, Finanzen	monatlich	Umsätze und alle Etsy-Gebühren
Etsy-Gebührenrechnung	Shop-Manager, Finanzen	monatlich	Vorsteuer aus den Gebühren
Rechnungen des Druckanbieters	Konto beim Anbieter	je Bestellung oder gesammelt	Wareneinsatz
Deine Ausgangsrechnungen	schreibst Du selbst	je Verkauf	Umsatznachweis
Werkzeug-Abos	eRank, EverBee, Canva	monatlich	Betriebsausgabe
Musterbestellungen	Anbieter	gelegentlich	Betriebsausgabe

Der Beleg, den fast alle vergessen

Etsy stellt eine gesonderte Rechnung über die Gebühren aus. Sie ist nicht dasselbe wie die Monatsabrechnung und liegt an einer anderen Stelle im Shop-Manager.

Ohne diese Rechnung kannst Du als Regelbesteuerer die Vorsteuer aus den Etsy-Gebühren nicht geltend machen. Bei zwölf Prozent Gebühren auf Deinen Jahresumsatz ist das kein kleiner Betrag.

Die Etsy-Abrechnung lesen

Die Monatsabrechnung ist keine Rechnung, sondern ein Kontoauszug. Sie enthält alle Bewegungen, und das Geld, das bei Dir ankommt, ist die Differenz.

Verkäufe brutto

Artikelpreis plus Versand, das, was der Käufer gezahlt hat. Das ist Dein Umsatz, nicht der ausgezahlte Betrag.

Gebühren

Transaktion, Zahlungsbearbeitung, Einstellung, Betriebsgebühr, gegebenenfalls Anzeigen. Alles Betriebsausgaben.

Von Etsy einbehaltene Steuern

Bei US-Verkäufen die Sales Tax, die Etsy abführt. Diese Beträge sind weder Dein Umsatz noch Deine Ausgabe, sie laufen durch.

Auszahlung

Was auf Deinem Konto ankommt. Diese Zahl ist für die Buchhaltung die unwichtigste, weil sie alles vermischt.

Der häufigste Buchungsfehler

Die Auszahlung als Umsatz zu buchen. Damit verschwinden die Gebühren aus der Buchhaltung, und Du zahlst Steuern auf einen Gewinn, der zu niedrig ausgewiesen ist, während Deine Betriebsausgaben fehlen.

Richtig ist: Umsatz brutto buchen, Gebühren als Ausgabe buchen, Differenz ist die Auszahlung.

Die Trennung der Steuerfälle

Wenn Du in beide Märkte verkaufst, brauchst Du getrennte Erlöskonten, sonst stimmt die Voranmeldung nicht.

Fall	Erlöskonto	In der Voranmeldung
Fertigung EU, Käufer Deutschland	Erlöse 19 % USt.	steuerpflichtige Umsätze
Fertigung USA, Käufer USA	Erlöse nicht steuerbar	gesondert, ohne Steuer
Fertigung EU, Käufer EU-Ausland	je nach Schwelle	Deutschland oder OSS

Das klingt komplizierter, als es ist: Du legst die Konten einmal an, und danach entscheidet die Herkunft der Bestellung, wohin sie gebucht wird. Beide unten genannten Programme können das automatisch.

Billbee oder Lexware

Beide lösen unterschiedliche Teile des Problems, und welches Du brauchst, hängt vom Bestellaufkommen ab.

Billbee

Was es tut: Holt Bestellungen aus Etsy, schreibt automatisch Rechnungen, verschickt sie und übergibt die Daten an die Buchhaltung.

Wofür: Der Alltag. Wer zwanzig Bestellungen im Monat hat, spart damit Stunden.

Rechnet ab nach: Zahl der Bestellungen, günstiger Einstieg.

Lexware

Was es tut: Die eigentliche Buchhaltung. Belege erfassen, Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmenüberschussrechnung, Übergabe an den Steuerberater.

Wofür: Die Pflichtabgaben. Ersetzt die Tabelle, nicht die Bestellabwicklung.

Rechnet ab nach: Funktionsumfang, monatlich.

Sie schließen sich nicht aus, im Gegenteil: Billbee erzeugt die Rechnungen, Lexware bucht sie. Für den Anfang brauchst Du aber keines von beiden.

Was zu welchem Zeitpunkt reicht

Bis etwa zehn Bestellungen im Monat: Eine Tabelle. Rechnungen schreibst Du von Hand, das dauert drei Minuten je Bestellung.

Ab zehn bis zwanzig: Billbee für die Rechnungen. Ab hier lohnt die Automatisierung, weil das Rechnungsschreiben sonst zur Hauptbeschäftigung wird.

Ab regelmäßiger Umsatzsteuervoranmeldung: Ein Buchhaltungsprogramm oder ein Steuerberater mit Zugriff. Spätestens hier wird die Tabelle unübersichtlich.

Der Monatsablauf

Eine Stunde, immer am selben Tag, am besten am Monatsanfang für den Vormonat.

Etsy-Abrechnung und Gebührenrechnung herunterladen

Beide, nicht nur eine. Ablegen im Monatsordner.

Anbieterrechnungen herunterladen

Bei den meisten Anbietern gesammelt als Monatsübersicht verfügbar.

Sonstige Belege ergänzen

Abos, Musterbestellungen, Porto, alles was betrieblich war.

Erfassen und abstimmen

Umsätze gegen die Abrechnung, Ausgaben gegen die Belege. Am Ende muss die Auszahlung rechnerisch aufgehen.

Voranmeldung abgeben, falls fällig

Monatlich oder vierteljährlich, je nach Vorgabe des Finanzamts. Als Kleinunternehmer entfällt das.

Aufbewahrung

Rechnungen und Abrechnungen bewahrst Du zehn Jahre auf, und zwar in der Form, in der sie entstanden sind. Eine ausgedruckte PDF-Rechnung genügt dieser Anforderung nicht, das Original ist die Datei.

Praktisch heißt das: ein Ordner je Jahr, darin je Monat, gesichert an einem zweiten Ort. Was auf einem einzigen Rechner liegt, ist nicht aufbewahrt.

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