Professionelle Etsy Buchhaltung mit Billbee: Rechnungen, DATEV-Export und die Grenzen

Am 3. Januar sitzt jemand vor 214 Etsy Bestellungen aus dem Dezember und schreibt Rechnungen. Von Hand. In Word, mit einer Vorlage, in die Name, Anschrift, Artikel und Betrag getippt werden. Für jede Bestellung ungefähr drei Minuten. Das sind zehn Stunden für einen Monat, den man eigentlich schon hinter sich hat.

Ich habe das oft genug gesehen, um zu wissen, dass es kein Einzelfall ist. Es passiert nicht aus Faulheit, sondern weil Etsy an dieser Stelle eine Lücke lässt, die viele erst spät bemerken. Etsy kassiert das Geld, zieht die Gebühren ab, zahlt aus und stellt dem Käufer eine Bestellbestätigung. Was Etsy nicht macht: eine Rechnung in Deinem Namen, mit Deiner Steuernummer, Deinem Briefkopf und einer fortlaufenden Nummer. Diese Rechnung schuldest Du, nicht Etsy.

Billbee schließt genau diese Lücke. Es ist eine Warenwirtschaft aus Deutschland, die sich an Etsy anschließt, jede Bestellung abholt und daraus das macht, was Dein Steuerberater und Deine Kunden erwarten. Eine Einschränkung gehört trotzdem gleich an den Anfang: Professionell wird Deine Buchhaltung damit erst nach einer sauberen Einrichtung, und ein paar Dinge bleiben auch danach bei Dir. Welche das sind, steht weiter unten, offen und ohne Beschönigung.

Dieser Text geht durch alles durch: was ankommt, was automatisch läuft, was es kostet, was schiefgeht und wo die Grenzen sind.

Etsy stellt keine Rechnung aus, und das ist der ganze Kern

Die Quittung, die Dein Käufer nach dem Kauf sieht, ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Sie nennt Etsy als Zahlungsabwickler, sie nennt den Betrag, sie nennt Deinen Shopnamen. Sie nennt nicht Deine vollständige Anschrift, nicht Deine Steuernummer, nicht den aufgeschlüsselten Steuerbetrag und schon gar nicht eine fortlaufende Rechnungsnummer aus Deinem eigenen Nummernkreis.

Das ist kein Versäumnis von Etsy. Etsy ist nicht Dein Verkäufer, Etsy ist der Marktplatz. Der leistende Unternehmer bist Du. Damit liegt die Pflicht zur Rechnungsstellung bei Dir.

Wichtig ist dabei eine Unterscheidung, die selten jemand macht: An Privatkunden bist Du in Deutschland grundsätzlich nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 UStG greift bei Umsätzen an andere Unternehmer und an juristische Personen, und dort innerhalb von sechs Monaten. Der reine Privatverkauf über Etsy löst diese Pflicht also nicht aus.

Nur hilft Dir das wenig. Aufzeichnungspflichtig bist Du trotzdem. Kunden fragen nach Rechnungen, gerade die geschäftlichen. Und wenn Du ohnehin für jeden zehnten Kunden eine schreibst, ist es weniger Arbeit, sie für alle automatisch erzeugen zu lassen, als bei jeder Anfrage von Hand nachzuliefern.

Was Billbee ist und was es ausdrücklich nicht ist

Billbee ist ein Warenwirtschaftssystem für Onlinehändler, betrieben in Deutschland, seit einiger Zeit Teil der Comrce Gruppe. Der Zweck: Bestellungen aus verschiedenen Verkaufskanälen an einer Stelle sammeln, Dokumente dazu erzeugen, Versand abwickeln, Bestände synchron halten.

Was Billbee nicht ist: eine Buchhaltungssoftware. Es erstellt keine Einnahmenüberschussrechnung, keine Bilanz, keine Umsatzsteuervoranmeldung. Es bucht keine Konten. Es weiß nicht, welchen Steuersatz Dein Steuerberater für einen bestimmten Umsatz für richtig hält.

Der Fachbegriff für das, was Billbee tatsächlich leistet, lautet vorbereitende Buchhaltung. Es erzeugt die Belege auf der Ausgangsseite, hält sie ordentlich und übergibt sie strukturiert an das System, in dem gebucht wird. Das ist ein großer Teil der Arbeit, aber es ist eben nicht die ganze Buchhaltung.

Diese Grenze sauber zu ziehen, ist wichtiger als jede Funktionsliste. Wer Billbee für eine Buchhaltungssoftware hält, wundert sich im Frühjahr, warum der Steuerberater trotzdem Fragen stellt.

Die Verbindung zu Etsy ist in zehn Minuten hergestellt

Die Anbindung läuft über die offizielle Etsy Schnittstelle. Du legst in Billbee einen Shop an, wählst Etsy, wirst zu Etsy weitergeleitet, meldest Dich dort an und bestätigst den Zugriff. Danach kommst Du zurück und legst fest, ab welchem Datum Bestellungen geholt werden sollen.

Dieser letzte Punkt ist der einzige, an dem man wirklich nachdenken sollte. Setzt Du das Startdatum zu weit zurück, ziehst Du hunderte alte Bestellungen ins System, für die Du längst anders gebucht hast. Setzt Du es zu spät, fehlen Dir Vorgänge. Mein Rat: das Startdatum auf den ersten Tag des laufenden Monats legen, wenn die alten Monate schon abgeschlossen sind. Auf den ersten Januar, wenn Du das Jahr komplett in Billbee haben willst und noch nichts gebucht wurde.

Danach läuft der Import automatisch in kurzen Abständen. Neue Bestellungen erscheinen ohne Dein Zutun in der Liste. Du kannst zusätzlich manuell abrufen, wenn Du auf etwas wartest.

Was Du nicht brauchst: einen eigenen Etsy Entwicklerzugang, einen API Schlüssel, technisches Wissen. Die Verbindung ist ein Freigabeklick.

Was genau aus Etsy in Billbee ankommt

Drei Arten von Daten fließen herüber: Bestellungen, Kundendaten und Artikel.

Bei den Bestellungen kommen Positionen, Mengen, Preise, Versandkosten, Rabatte, die von Etsy vergebene Bestellnummer, Datum, Zahlungsstatus und Versandadresse an. Bei personalisierten Produkten kommen auch die Käufernotizen und die ausgewählten Variantenwerte mit, was für die handgemachte Ecke von Etsy der eigentlich wichtige Teil ist. Wer Namensschilder produziert, braucht den Namen in der Bestellung, nicht nur in einer Nachricht.

Bei den Kunden entsteht eine Kundendatei mit Anschrift und Bestellhistorie. Wiederkehrende Käufer werden zusammengeführt, sodass Du siehst, wer schon dreimal bestellt hat.

Bei den Artikeln kannst Du Deine Etsy Listings nach Billbee holen und dort als Produkte führen, mit eigener Artikelnummer, Einkaufspreis, Gewicht und Bestand. Das ist die Voraussetzung für den Bestandsabgleich und für jede Auswertung, die mehr sagen soll als Umsatz.

Die Rechnungsvorlage ist die halbe Miete

Bevor irgendeine Automatik sinnvoll ist, muss die Vorlage stimmen. Billbee bringt Standardlayouts mit, die Du anpasst: Logo, Farben, Schrift, Fußzeile mit Bankverbindung, Textbausteine über und unter den Positionen.

Die Vorlagen arbeiten mit Platzhaltern. Du schreibst also nicht „Sehr geehrte Frau Müller”, sondern setzt den Platzhalter für den Nachnamen ein, und Billbee füllt ihn je Bestellung. Das gilt für alles: Bestellnummer, Datum, Artikelbezeichnungen, Beträge, Zahlungsart.

Nimm Dir für diesen Schritt eine Stunde. Erzeuge zwei, drei Testrechnungen und lies sie so, wie ein Kunde sie liest. Steht Deine Anschrift vollständig da. Ist die Steuernummer drauf. Stimmt der Steuerausweis. Sieht der Betrag unten so aus, wie der Kunde ihn bezahlt hat, inklusive Versand.

Ein Fehler in der Vorlage vervielfacht sich mit jeder automatisch erzeugten Rechnung. Ein Fehler, den Du vor der Automatik findest, kostet Dich fünf Minuten.

Die Pflichtangaben, die Etsy Dir nicht abnimmt

§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was auf einer vollständigen Rechnung stehen muss. In Kurzform:

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Das Ausstellungsdatum. Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände. Der Zeitpunkt der Lieferung. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen. Der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag, oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.

Für Beträge bis 250 Euro brutto erlaubt § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben. Dort reichen Deine eigenen Daten, Datum, Menge und Art, Bruttobetrag und Steuersatz. Die Anschrift des Kunden ist dann nicht zwingend. Da viele Etsy Bestellungen unter dieser Grenze liegen, betrifft Dich diese Erleichterung häufiger, als Du denkst.

Billbee kann beides. Ich rate trotzdem zur vollständigen Rechnung für alle Beträge. Die Anschrift liegt ohnehin vor, sie kommt mit der Bestellung. Und eine einheitliche Vorlage ist weniger Pflegeaufwand als zwei.

Mehr zu den formalen Anforderungen steht in meinem Beitrag zu Rechnungen für Etsy Verkäufe.

Die eine Automatisierungsregel, die den Monat rettet

Bis hierhin ist alles noch Handarbeit mit besseren Werkzeugen. Der Sprung passiert bei den Automatisierungsregeln.

Eine Regel besteht aus einem Auslöser und einer oder mehreren Aktionen. Der Auslöser für die Buchhaltung ist der Bestellstatus „Bezahlt”. Bei Etsy ist der praktisch immer sofort erreicht, weil über Etsy Payments abgewickelt wird und das Geld beim Import schon geflossen ist.

Die Aktionen, die Du daran hängst:

Rechnung erstellen. Billbee vergibt die nächste Nummer, erzeugt das PDF, hängt es an die Bestellung.

Rechnung versenden. Billbee schickt sie per Mail an den Kunden, mit einer Textvorlage, die Du geschrieben hast, personalisiert über Platzhalter.

Optional: Bestellung mit einem Merkmal versehen, damit sie in einer Ansicht auftaucht, die Du später filterst.

Wenn diese Regel läuft, ist der 3. Januar erledigt, bevor er kommt. Die Rechnung für eine Bestellung vom 14. Dezember um 23:40 Uhr existiert um 23:41 Uhr, ist verschickt und liegt archiviert. Du hast nichts getan.

Die linke Spalte läuft automatisch, sobald die Regel steht. Die rechte bleibt Handarbeit, und daran ändert keine Software etwas.

Rechnungsnummern bleiben lückenlos, auch bei drei Kanälen

Das Finanzamt erwartet eine fortlaufende Nummer, die jede Rechnung nur einmal vergibt. Das ist trivial, solange Du auf einem Kanal verkaufst und alles von Hand machst. Es wird schnell heikel, wenn Etsy, ein eigener Shop und vielleicht noch eBay nebeneinander laufen und jedes System eigene Nummern zieht.

Billbee löst das, indem es der zentrale Nummerngeber wird. Alle Rechnungen, egal aus welchem Kanal die Bestellung stammt, laufen durch denselben Zähler. Du legst Präfix, Startwert und Format fest.

Zwei Dinge dazu aus der Praxis. Erstens: Setz den Startwert bewusst. Wenn Du im laufenden Jahr wechselst und vorher bis Nummer 341 gekommen bist, startest Du bei 342, nicht bei 1. Sonst hast Du zwei Rechnungen mit derselben Nummer im selben Jahr, und das ist ein echter Mangel.

Zweitens: Lücken sind nicht per se verboten, aber sie sind erklärungsbedürftig. Wenn eine Rechnung erzeugt und wieder verworfen wurde, notier Dir warum. Ein Prüfer, der eine Lücke sieht, fragt danach.

Erstattungen brauchen Stornorechnungen, keine gelöschten Rechnungen

Etsy Käufer stornieren. Manchmal, bevor Du versendet hast, manchmal danach mit einer Rücksendung. Was in beiden Fällen nicht passieren darf: die ursprüngliche Rechnung löschen.

Eine ausgestellte Rechnung ist ein Beleg. Sie bleibt bestehen. Korrigiert wird sie durch ein zweites Dokument, das die Umsätze wieder herausrechnet: eine Stornorechnung oder Gutschrift, mit eigener Nummer, mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung.

Billbee erzeugt das direkt aus der Bestellung heraus. Du öffnest den Vorgang, wählst Storno, und bekommst ein Dokument mit negativen Beträgen und korrekt ausgewiesener Steuerkorrektur.

Praktischer Hinweis für Etsy: Erstattungen laufen bei Etsy über die Bestellung im Verkäuferbereich, nicht über Billbee. Du erstattest also dort und stornierst hier. Diese doppelte Bewegung vergisst man am Anfang regelmäßig, mit dem Ergebnis, dass die Buchhaltung Umsätze ausweist, die längst zurückgezahlt wurden.

Die E-Rechnung wird in vier Monaten für einen Teil verpflichtend

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen können. Empfangen, nicht ausstellen. Eine Mailadresse reicht dafür formal aus.

Für das Ausstellen gilt eine Staffel. Bis zum 31. Dezember 2026, also noch bis Jahresende, darf jeder weiter Papier oder eine einfache PDF verschicken, sofern der Empfänger einverstanden ist. Ab dem 1. Januar 2027 fällt diese Erleichterung für Unternehmen weg, deren Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle B2B Umsätze im Inland.

Für den typischen Etsy Shop ist das entspannter, als es klingt. Verkäufe an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen, und das ist der weit überwiegende Teil des Etsy Geschäfts. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen zusätzlich befreit.

Billbee erzeugt und versendet E-Rechnungen im ZUGFeRD Format automatisch. ZUGFeRD ist dabei ein hybrides Format: eine PDF, die für Menschen normal lesbar aussieht, mit eingebetteten strukturierten Daten, die eine Software auslesen kann. Der Kunde merkt keinen Unterschied, das Buchhaltungssystem des Kunden schon.

Wenn Du also gelegentlich an Firmen verkaufst, ist das ein Punkt, den Du jetzt einmal einstellst statt Ende 2027 unter Zeitdruck.

Kleinunternehmer brauchen eine andere Vorlage, nicht dieselbe mit Null

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Das ist keine Formalie: Eine ausgewiesene Steuer schuldest Du dem Finanzamt, auch wenn Du sie gar nicht ausweisen durftest.

Auf der Rechnung gehört stattdessen ein Hinweis auf die Kleinunternehmereigenschaft. Eine gängige Formulierung: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

In Billbee legst Du dafür eine eigene Vorlage an, in der die Steuerspalte und der Steuerausweis entfernt sind und der Hinweis in der Fußzeile steht. Nicht die reguläre Vorlage mit einem Steuersatz von null verwenden. Das erzeugt Rechnungen, auf denen „0 % USt” steht, und das ist etwas anderes als eine Kleinunternehmerrechnung.

Die Grenzen haben sich zum 1. Januar 2025 geändert: 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die früher genannten 22.000 und 50.000 Euro stehen noch in vielen älteren Texten und sind überholt. Wird die Grenze im laufenden Jahr überschritten, endet die Regelung sofort mit dem überschreitenden Umsatz, nicht erst im Folgejahr. Ausführlich dazu: Die Kleinunternehmerregelung bei Etsy.

Billbee kann diesen Wechsel nicht für Dich erkennen. Es zählt Deine Umsätze mit, aber es beobachtet keine Grenze und meldet sich nicht. Der Punkt gehört in Deinen Kalender, nicht in die Software.

Verkäufe ins EU-Ausland sind der Punkt, an dem es kompliziert wird

Etsy ist ein internationaler Marktplatz. Ein deutscher Shop verkauft fast zwangsläufig auch nach Österreich, Frankreich, in die Niederlande. Umsatzsteuerlich ist das ein anderer Sachverhalt als ein Verkauf nach Hamburg.

Für Verkäufe an Privatpersonen in anderen EU Staaten gilt eine gemeinsame Schwelle von 10.000 Euro im Jahr, gerechnet über alle EU Länder zusammen, inklusive digitaler Leistungen. Bleibst Du darunter, kannst Du weiter mit deutscher Umsatzsteuer abrechnen. Überschreitest Du sie, entsteht die Steuer im Land des Käufers, mit dem dortigen Steuersatz.

Damit man dafür nicht in jedem Land eine Registrierung braucht, gibt es das One Stop Shop Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Du meldest quartalsweise zentral und zahlst zentral.

Was das für Billbee bedeutet: Du kannst je Land unterschiedliche Steuersätze hinterlegen und Rechnungen mit dem richtigen Satz erzeugen lassen. Die Einrichtung dafür ist nicht in fünf Minuten gemacht, und sie sollte einmal von jemandem geprüft werden, der die Sätze kennt.

Was Billbee nicht bedeutet: Es meldet nichts an das BZSt. Die OSS Meldung machst Du oder Dein Steuerberater. Mehr Zusammenhang dazu in Umsatzsteuer bei internationalen Etsy Verkäufen.

Was Billbee bei der Umsatzsteuer nicht für Dich entscheidet

Dieser Abschnitt steht hier, weil ich ihn für den wichtigsten im ganzen Text halte.

Billbee wendet die Regeln an, die Du eingestellt hast. Es prüft nicht, ob sie richtig sind. Wenn Du einen falschen Steuersatz hinterlegst, erzeugt Billbee tausend Rechnungen mit dem falschen Steuersatz, zuverlässig und schnell. Genau das ist die Kehrseite jeder Automatisierung.

Konkret sind das die Fragen, die Du vorher geklärt haben musst und die keine Software beantwortet: Welcher Steuersatz gilt für Dein Produkt. Bist Du Kleinunternehmer oder regelbesteuert. Wie behandelst Du Verkäufe in die Schweiz, nach Großbritannien, in die USA. Ab wann greift OSS bei Dir. Wie ordnest Du die Versandkosten zu.

Kläre das einmal mit einem Steuerberater, bevor Du die Automatik scharf schaltest. Ein Termin kostet weniger als eine Korrektur über zwölf Monate. Ich schreibe hier über Werkzeuge und Abläufe, nicht über Steuerrecht im Einzelfall, und ich darf Dich dazu auch nicht beraten.

Die Etsy Gebühren tauchen in Billbee nicht als Beleg auf

Hier liegt das größte Missverständnis. Billbee kümmert sich um Deine Ausgangsseite, also um das, was Du Deinen Kunden in Rechnung stellst. Die Eingangsseite bleibt außen vor.

Etsy zieht Dir Einstellgebühren, Transaktionsgebühren, Zahlungsbearbeitungsgebühren und gegebenenfalls Werbekosten ab. Diese Gebühren sind Betriebsausgaben, und sie brauchen einen Beleg. Den bekommst Du im Verkäuferbereich unter der monatlichen Abrechnung, nicht in Billbee.

Umsatzsteuerlich ist das ein eigener Fall. Etsy rechnet die Gebühren über Etsy Ireland UC ab. Damit liegt ein Leistungsbezug aus dem EU Ausland vor, bei dem die Steuerschuld auf Dich übergeht, das sogenannte Reverse Charge Verfahren nach § 13b UStG. Du brauchst dafür eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und Du musst die Umsatzsteuer auf die Gebühren selbst anmelden.

Das gilt auch für Kleinunternehmer. Das überrascht viele, ist aber so: Die Kleinunternehmerregelung befreit Dich von der Steuer auf Deine eigenen Umsätze, nicht von der Steuerschuld aus dem Reverse Charge Verfahren. Und einen Vorsteuerabzug, der das ausgleichen würde, hast Du als Kleinunternehmer nicht.

Wie Du die Gebühren richtig einordnest, steht in Etsy Gebühren richtig verbuchen und in Die Etsy Gebührenrechnung verstehen.

Auszahlung und Umsatz sind zwei verschiedene Zahlen

Auf Deinem Bankkonto landet nicht das, was Deine Kunden bezahlt haben. Etsy zieht vorher ab. Wer den Kontoeingang als Umsatz bucht, hat sowohl den Umsatz als auch die Betriebsausgaben zu niedrig angesetzt.

Ein Beispiel mit den aktuellen Sätzen. Ein Artikel für 40 Euro, dazu 5 Euro Versand, also 45 Euro, die der Kunde zahlt. Etsy nimmt 6,5 Prozent Transaktionsgebühr auf Artikelpreis und Versand, das sind 2,93 Euro. Die Zahlungsbearbeitung liegt in Deutschland bei 4,0 Prozent plus 30 Cent, also 2,10 Euro. Dazu anteilig die Einstellgebühr von 0,20 US Dollar. Ausgezahlt werden knapp unter 40 Euro.

Dein Umsatz sind die 45 Euro. Die rund 5 Euro Gebühren sind Betriebsausgaben. Beides gehört einzeln in die Buchhaltung, nicht saldiert.

Billbee kennt die 45 Euro, weil sie in der Bestellung stehen. Die Gebührenseite liest es nicht aus Etsy aus. Die kommt aus der Etsy Abrechnung, die Du monatlich herunterlädst. Wie man sie liest, habe ich in Die Etsy Abrechnung lesen auseinandergenommen.

Der Zahlungsabgleich hilft, aber bei Etsy weniger als anderswo

Billbee kann Kontoumsätze importieren und automatisch offenen Bestellungen zuordnen. Der Abgleich arbeitet auch dann, wenn Verwendungszweck oder Name leicht abweichen, und setzt danach über eine Regel den Status auf bezahlt.

Für einen eigenen Shop mit Vorkasse oder Rechnungskauf ist das die halbe Miete. Bei Etsy ist der Nutzen geringer, weil Etsy Payments die Zahlung schon abgewickelt hat. Die Bestellung kommt bereits als bezahlt an. Es gibt nichts abzugleichen.

Relevant wird es trotzdem in zwei Fällen. Erstens, wenn Du neben Etsy einen eigenen Shop betreibst. Dann läuft für den einen Kanal der Abgleich und für den anderen nicht, und beide landen in derselben Übersicht. Zweitens, wenn Du die Sammelauszahlungen von Etsy dem Bankkonto zuordnen willst. Dafür ist der Abgleich aber nur eine grobe Hilfe, weil eine Auszahlung viele Bestellungen abzüglich Gebühren zusammenfasst. Diese Zuordnung ist Buchhaltungsarbeit, keine Warenwirtschaftsarbeit.

Der DATEV Export ist die Brücke zum Steuerberater

Am Ende des Monats will Dein Steuerberater die Ausgangsrechnungen. Nicht als PDF Sammlung zum Abtippen, sondern als Daten.

Billbee bietet dafür zwei Wege. Der Export im DATEV Format erzeugt eine Datei, die Dein Steuerberater direkt einliest. Der Buchungsdatenservice überträgt die Ausgangsrechnungen ohne Zwischendatei an DATEV.

Was das ändert, merkst Du in der Rechnung Deines Steuerberaters. Ein Kanzleimitarbeiter, der 214 Etsy Rechnungen einzeln erfasst, arbeitet mehrere Stunden. Dieselben 214 Rechnungen als Importdatei sind ein Vorgang. Die Zeitersparnis liegt nicht bei Dir, sondern in der Kanzlei, und dort wird sie abgerechnet.

Ein Hinweis zur Vorbereitung: Sprich mit Deinem Steuerberater, bevor Du das erste Mal exportierst. Es gibt Einstellungen zu Erlöskonten und Kontenrahmen, die er vorgeben sollte. Ein Export mit falschen Konten ist mehr Arbeit als kein Export.

Das Rechnungsarchiv und die Frage, wie lange Du aufheben musst

Rechnungen müssen aufbewahrt werden, unveränderbar, lesbar, auffindbar. Die GoBD verlangen zusätzlich, dass der Weg vom Beleg zur Buchung nachvollziehbar ist.

Bei den Fristen hat sich etwas bewegt. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, und dazu zählen Rechnungen, von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für andere Unterlagen wie Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren. Ob und ab wann die kürzere Frist auf Deine konkreten Belege anzuwenden ist, ist eine Frage an Deinen Steuerberater, nicht an mich. Was daraus für Deine Ablage folgt, steht ausführlich in GoBD und Aufbewahrung.

Billbee kann Auftragsdokumente nach der Erstellung automatisch in einen angebundenen Cloudspeicher schreiben. Das ist der Punkt, den ich Dir ans Herz lege: Verlass Dich nicht darauf, dass die Dokumente nur in Billbee liegen. Ein zweiter Ort, auf den Du auch dann zugreifst, wenn Du das Abo irgendwann kündigst, ist keine Paranoia, sondern Ordnung.

Denk daran auch bei einem Anbieterwechsel. Bevor Du kündigst, holst Du alle Dokumente heraus.

Versandetiketten und die Rückmeldung an Etsy

Buchhaltung ist der Anlass für diesen Artikel, aber der Versand hängt so eng daran, dass er hierher gehört.

Billbee erzeugt Versandetiketten für DHL, DPD, Hermes und weitere Dienstleister direkt aus der Bestellung. Und, das ist der Teil, der bei Etsy Zeit spart: Es meldet den Versandstatus samt Sendungsnummer automatisch an Etsy zurück.

Ohne das machst Du für jede Bestellung zwei Schritte an zwei Orten. Etikett drucken im Versandportal, dann in den Etsy Verkäuferbereich, Bestellung suchen, als versendet markieren, Sendungsnummer eintippen. Bei dreißig Bestellungen am Tag ist das eine Dreiviertelstunde.

Mit einer Automatisierungsregel wird daraus: Etikett wird erzeugt, Etikett wird gedruckt, Status geht zurück an Etsy, der Kunde bekommt seine Versandbenachrichtigung. Du klebst nur noch.

Nebenbei verbessert das Deine Etsy Kennzahlen. Pünktlicher Versand mit hinterlegter Sendungsnummer ist Teil dessen, was Etsy bewertet.

Der Bestandsabgleich verhindert den Verkauf, den Du nicht liefern kannst

Wer nur auf Etsy verkauft und Unikate anbietet, braucht diesen Abschnitt nicht. Wer dasselbe Produkt auf Etsy und woanders anbietet, braucht ihn dringend.

Ohne zentrale Bestandsführung passiert unweigerlich Folgendes: Der letzte Artikel wird auf Etsy verkauft, steht aber im eigenen Shop noch als verfügbar, und zwanzig Minuten später kauft ihn dort jemand. Jetzt musst Du eine Bestellung stornieren. Auf Etsy kostet das nicht nur den Umsatz, sondern schlägt auch auf Deine Verkäuferbewertung durch.

Billbee führt den Bestand zentral und schreibt Änderungen an alle angebundenen Kanäle zurück. Verkauft sich etwas auf Etsy, sinkt der Bestand überall.

Voraussetzung ist, dass dasselbe Produkt in allen Kanälen derselben Artikelnummer zugeordnet ist. Diese Zuordnung ist die eigentliche Einrichtungsarbeit, besonders bei Varianten. Ein Shirt in fünf Größen und drei Farben sind fünfzehn eigene Bestände, und die müssen alle einzeln stimmen.

Plan dafür einen ruhigen Nachmittag ein und mach es einmal richtig.

Was Billbee kostet, gerechnet auf Deine Bestellzahl

Billbee rechnet nutzungsbasiert nach Bestellungen im Monat ab. Alle Funktionen und alle Schnittstellen sind in jedem Preis enthalten, es gibt keine Funktionsstufen. Monatlich kündbar, unbegrenzt viele Nutzer, Mail Support inklusive.

Die Staffel, Stand meiner Prüfung Anfang September 2026, aus dem Preisrechner auf der Anbieterseite:

Ohne Bestellungen liegt der Grundpreis bei 9 Euro im Monat. Bei 10 Bestellungen sind es 17 Euro, bei 25 Bestellungen 24 Euro, bei 50 Bestellungen 33 Euro, bei 100 Bestellungen 48 Euro, bei 200 Bestellungen 80 Euro, bei 400 Bestellungen 113 Euro und bei 800 Bestellungen 155 Euro. Alle Angaben netto.

Ab 200 Bestellungen wechselst Du automatisch in das Paket Growth, das zusätzlich Zugriff auf eine Lagerverwaltung und einen Kundensupport Helpdesk ohne Aufpreis enthält.

Ein Detail, das man kennen sollte: Als Bestellung zählen auch Erstattungen, Stornorechnungen und Gutschriften. Wer viele Retouren hat, liegt also etwas über der reinen Verkaufszahl. Bei einer Retourenquote von fünf Prozent ist das zu vernachlässigen, bei Kleidung mit dreißig Prozent nicht mehr.

Prüf die aktuellen Werte vor einer Entscheidung selbst nach. Preise ändern sich, und ich schreibe hier keine Preisliste fort.

Ab wann sich das rechnet, mit Zahlen statt Gefühl

Rechne nicht in Euro gegen Euro, sondern in Stunden.

Nimm einen Shop mit 100 Bestellungen im Monat. Von Hand: Rechnung schreiben und verschicken, gut drei Minuten je Bestellung, macht fünf Stunden. Versandstatus in Etsy nachtragen, eine Minute je Bestellung, macht knapp zwei Stunden. Zusammen sieben Stunden im Monat.

Billbee kostet bei dieser Bestellzahl 48 Euro netto. Sieben Stunden für 48 Euro sind knapp 7 Euro je Stunde. Selbst wenn Du Deine eigene Arbeitszeit sehr niedrig ansetzt, ist das keine knappe Entscheidung.

Bei 20 Bestellungen im Monat sieht es anders aus. Da sind es vielleicht anderthalb Stunden Arbeit gegen gut 20 Euro. Das ist immer noch vertretbar, aber kein Selbstläufer. In dieser Größe ist der stärkere Grund nicht die Zeit, sondern die Fehlerfreiheit: Rechnungen, die verlässlich rausgehen, mit Nummern ohne Lücken.

Unterhalb von zehn Bestellungen im Monat würde ich es lassen. Da genügt eine ordentliche Vorlage und Disziplin. Wie Du Deine eigene Stunde überhaupt bewertest, steht in Arbeitszeit richtig einpreisen.

Die drei Fehler, die bei der Einrichtung am häufigsten passieren

Der erste: die Automatik einschalten, bevor die Vorlage geprüft ist. Dann gehen die ersten vierzig Rechnungen mit einem Tippfehler in der Anschrift oder einer fehlenden Steuernummer raus. Jede davon muss storniert und neu erstellt werden. Schick Dir zuerst drei Testrechnungen an Deine eigene Adresse.

Der zweite: der falsche Startwert bei den Rechnungsnummern. Wer mitten im Jahr wechselt und bei 1 anfängt, produziert doppelte Nummern. Das lässt sich später nicht sauber reparieren, sondern nur erklären.

Der dritte: das Startdatum für den Bestellimport zu weit zurücksetzen. Dann liegen plötzlich achthundert alte Bestellungen im System, für die vielleicht schon Rechnungen existieren. Wenn dann die Automatik greift, schreibt Billbee zweite Rechnungen für Vorgänge, die längst abgeschlossen sind.

Alle drei entstehen aus derselben Ursache: Man richtet ein und schaltet scharf, statt einzurichten, zu testen und dann scharf zu schalten. Nimm den Umweg. Eine Woche im Handbetrieb mit halbautomatischer Erstellung zeigt Dir jeden Fehler, bevor er sich hundertfach vervielfältigt.

Was Billbee nicht kann, und wofür Du weiter etwas brauchst

Damit die Erwartung stimmt, hier die Grenzen an einer Stelle gesammelt.

Billbee erstellt keine Einnahmenüberschussrechnung und keine Bilanz. Es erzeugt keine Umsatzsteuervoranmeldung und meldet nichts an Elster. Es macht keine OSS Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern.

Es erfasst keine Eingangsrechnungen. Material, Verpackung, Porto, Etsy Gebühren, Softwareabos: nichts davon landet automatisch in Billbee. Dafür brauchst Du entweder eine Belegerfassung oder Ordner und Disziplin.

Es führt keine Anlagenbuchhaltung, kennt also keine Abschreibungen auf Deinen Rechner oder Deine Nähmaschine.

Es überwacht keine Grenzen. Nicht die Kleinunternehmergrenze, nicht die 10.000 Euro Schwelle für EU Fernverkäufe, nicht den Punkt, ab dem Gewerbesteuer relevant wird.

Und es ersetzt keinen Steuerberater. Es liefert ihm nur ordentliches Material, mit dem er schneller arbeitet.

Wie ich es einrichten würde, in der Reihenfolge

Wenn Du morgen anfängst, würde ich so vorgehen.

Tag eins: Konto anlegen, Etsy verbinden, Startdatum auf den Monatsanfang setzen. Nachsehen, ob die Bestellungen vollständig ankommen, inklusive Personalisierungen und Varianten.

Tag zwei: Rechnungsvorlage bauen. Logo, Anschrift, Steuernummer, Fußzeile, Textbausteine. Drei Testrechnungen an Dich selbst. Kritisch lesen. Wenn Du Kleinunternehmer bist, die passende Vorlage ohne Steuerausweis.

Tag drei: Nummernkreis festlegen, Startwert prüfen. Dann eine Woche lang die Rechnungen von Hand aus Billbee heraus erzeugen, ohne Automatik. Du siehst dabei jeden Sonderfall.

Nach einer Woche: die Automatisierungsregel anlegen, Auslöser bezahlt, Aktionen Rechnung erstellen und versenden. Die ersten Tage stichprobenartig kontrollieren.

Danach: Versand einrichten, Etikettendruck, Statusrückmeldung an Etsy. Zuletzt der DATEV Export, nach Absprache mit der Kanzlei.

Was Du zwischendurch klärst, unabhängig von der Software: Steuersätze, Kleinunternehmerstatus, Umgang mit dem Ausland. Diese Fragen gehören an den Anfang, nicht ans Ende.

Die Kurzfassung

Etsy stellt keine Rechnungen in Deinem Namen aus. Diese Pflicht bleibt bei Dir, und bei geschäftlichen Kunden ist sie verbindlich.

Billbee holt jede Etsy Bestellung ab, erzeugt daraus eine Rechnung mit fortlaufender Nummer und verschickt sie automatisch. Eine einzige Automatisierungsregel mit dem Auslöser bezahlt erledigt den größten Teil der monatlichen Arbeit.

Der DATEV Export übergibt die Ausgangsrechnungen strukturiert an die Kanzlei, statt sie dort abtippen zu lassen.

Die Kosten hängen an der Bestellzahl, von 9 Euro ohne Bestellungen bis 155 Euro bei 800 Bestellungen im Monat, Stand September 2026, alle Funktionen inklusive.

Vier Dinge bleiben trotzdem bei Dir: die Eingangsbelege, die Umsatzsteuervoranmeldung, die Etsy Gebühren mit ihrem Reverse Charge Verfahren und jede Entscheidung darüber, welcher Steuersatz richtig ist.

Mein Fazit zu Billbee und der Etsy Buchhaltung

Billbee nimmt Dir das Schreiben der Rechnungen ab, nicht das Verstehen der Buchhaltung. Das ist keine Kritik, sondern eine faire Beschreibung dessen, was das Werkzeug leistet und wofür es gebaut wurde.

Der Nutzen ist an einer Stelle sehr klar messbar: Bei hundert Bestellungen im Monat sparst Du rund sieben Stunden für unter fünfzig Euro. Diese Rechnung geht nicht knapp auf, sie geht deutlich auf. Dazu kommt etwas, das sich schlechter beziffern lässt: Rechnungen, die verlässlich am Tag des Kaufs rausgehen, ohne dass jemand daran denken muss.

Der Punkt, an dem ich zurückhaltend bleibe, ist die Einrichtung. Sie ist nicht schwer, aber sie verzeiht Nachlässigkeit schlecht, weil jeder Fehler in der Vorlage sich mit jeder erzeugten Rechnung wiederholt. Nimm Dir dafür drei Tage statt drei Stunden und lass die Automatik erst laufen, wenn eine Woche Handbetrieb sauber war.

Und klär die steuerlichen Grundfragen vorher mit einem Steuerberater. Eine Software, die schnell das Falsche tut, ist schlimmer als gar keine.

Für wen es sich nicht lohnt: unter zehn Bestellungen im Monat. Für wen es sich sehr lohnt: jeder, der neben Etsy noch einen zweiten Kanal betreibt. Dort ist der zentrale Nummernkreis und der Bestandsabgleich allein schon Grund genug.

Häufige Fragen zu Billbee und Etsy

Muss ich meinen Etsy Kunden überhaupt eine Rechnung schicken? An Privatpersonen in Deutschland besteht grundsätzlich keine Pflicht. An andere Unternehmer und an juristische Personen musst Du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Aufzeichnungspflichtig sind Deine Umsätze in jedem Fall, und viele Kunden fragen von sich aus danach.

Reicht die Etsy Bestellbestätigung als Rechnung? Nein. Ihr fehlen Pflichtangaben wie Deine vollständige Anschrift, Deine Steuernummer, der aufgeschlüsselte Steuerbetrag und eine fortlaufende Rechnungsnummer aus Deinem Nummernkreis.

Kann Billbee auch die Etsy Gebühren verbuchen? Nein. Billbee arbeitet auf der Ausgangsseite. Die Gebühren stehen in der monatlichen Etsy Abrechnung und gehören über Deine Buchhaltung erfasst, umsatzsteuerlich als Reverse Charge Fall.

Funktioniert Billbee auch für Kleinunternehmer? Ja. Du legst dafür eine eigene Rechnungsvorlage ohne Steuerausweis an, mit dem Hinweis auf § 19 UStG. Nicht die reguläre Vorlage mit null Prozent verwenden, das ist etwas anderes.

Was passiert mit Bestellungen, die vor der Einrichtung liegen? Du bestimmst beim Verbinden ein Startdatum. Ältere Bestellungen werden nicht geholt. Setz das Datum bewusst, sonst erzeugst Du Rechnungen für Vorgänge, die längst abgeschlossen sind.

Kann ich Etsy und meinen eigenen Shop zusammen führen? Ja, das ist der eigentliche Zweck des Systems. Alle Kanäle laufen durch denselben Rechnungsnummernkreis und teilen sich den Bestand.

Brauche ich Billbee, wenn ich nur zwanzig Bestellungen im Monat habe? Zwingend nicht. Bei dieser Größe geht es auch mit einer guten Vorlage. Der Grund wäre dann weniger die Zeitersparnis als die Verlässlichkeit.

Was ist mit der E-Rechnungspflicht? Empfangen musst Du seit Anfang 2025 können. Ausstellen musst Du im B2B Bereich ab 2027 beziehungsweise ab 2028, gestaffelt nach Vorjahresumsatz. Verkäufe an Privatpersonen sind nicht betroffen. Billbee erzeugt E-Rechnungen im ZUGFeRD Format.

Ersetzt Billbee meinen Steuerberater? Nein. Es liefert ihm die Ausgangsrechnungen strukturiert, meist über den DATEV Export. Die Buchführung, die Voranmeldungen und die Jahresabrechnung bleiben dort.

Wie komme ich wieder raus, wenn ich wechseln will? Der Vertrag ist monatlich kündbar. Wichtig ist, vor der Kündigung alle Dokumente zu exportieren. Deshalb lohnt es sich, die automatische Archivierung in einen eigenen Cloudspeicher von Anfang an einzuschalten.